Тыщенко О.Б. Несколько советов по MS Office // Компьютерная хроника, 2000, № 1, стр. 3-6.

1. Документ в MS Word сохранен как шаблон (*.dot). В этом случае MS Word не позволяет сохранить документ в другом формате. Выделите весь документ, выбрав в меню “Правка” пункт “Выделить все” или Ctrl+”5”, (“5”– на дополнительной части клавиатуры), скопируйте весь документ в буфер обмена – “Правка”, “Скопировать”. Создайте новый документ – “Файл”, “Новый”. Вставьте из буфера обмена, скопированный ранее документ – "Правка", "Вставить". Сохраните документ – “Файл”, “Сохранить как”. В диалоговом окне сохранения файла теперь можно в строке “Тип файла” выбрать необходимый вам Тип. Не забудьте потом удалить исходный документ в формате dot.

2. В документе MS Word содержится в основном только текст, нет рисунков, формул и т.д., но файл очень большого размера (>1мб). Или при работе с документом часто возникает, в одной и той же ситуации, какой-либо сбой, зависание компьютера и т.д. Попробуйте скопировать всю информацию из документа в новый файл (см. совет 1).

3. Иногда определить заражены ли программы из MS Office можно и без антивирусных средств. Если в меню “Сервис” пропали пункты “Макросы” и “Настройка”, следовательно, программа заражена макровирусом.

4. Макровирус всегда записывает себя в основной шаблон программы. В MS Word – Normal.dot, расположенный в папке C:MSOfficeШаблоны, в MS Excel – Excel8.xlb, расположенный в папке C:Windows, в MS Power Point – Powerpnt.pcb, расположенный в папке C:Windows, в MS Access – Offitems.log, расположенный в папке C:Windows. Иногда, например, когда компьютеры объединены в локальную сеть и при загрузке операционной системы вводится имя пользователя, то имена шаблонов могут отличаться от стандартных. Например: Student8.xlb, Student.pcb. После удаления соответствующего файла, вирус также удаляется, а шаблон после следующего запуска программы создается вновь.

Замечание. После открытия зараженного документа шаблон заражается вновь.

5. В MS Word 97 есть режим отключения автоматического выполнения макрокоманд. В меню “Сервис”, пункт “Параметры”, закладка “Общие”, маркер “Защита от вирусов в макросах”. Никогда не отключайте этот режим! При загрузке документа содержащего макросы появляется диалоговое окно с соответствующим сообщением, и предлагаются три альтернативы:

а) Отключить макросы и загрузить документ в режиме только для чтения, при этом полезные макросы также будут не доступны;

б) Не отключать макросы (если документ заражен макровирусом, то он активизируется);

в) Не открывать документ.

Выберите первую кнопку, затем выполните действия для копирования информации в новый документ, как описано в Совете 1. При этом макросы (в т.ч. макровирусы) в новый документ не копируются. Проверьте, не потерялась ли какая-либо информация, затем удалите исходный (зараженный) файл.

6. Иногда в различных программах, работающих в Windows 95, в диалоговом окне не удаётся переключиться с английской раскладки клавиатуры на русскую (с русской на английскую переключение происходит всегда). Закройте диалоговое окно ("Отмена", "Отказ", Cancel или др.), переключитесь на русский язык и снова выберете нужную команду для открытия диалогового окна.

7. Указатель концевой сноски находится на одной странице, например на десятой, а сама сноска на следующей странице. Найдите предыдущую сноску (где-нибудь на стр. 1-9), войдите в режим редактирования сноски, установите курсор в последнюю позицию последней сноски и нажмите Enter. Или иногда требуется вставить абзац (Enter) на одну строку или сноску раньше. В результате сноска вернётся с 11-ой страницы на 10-ую.

8. При наборе смешанного (русско-английского) текста часто возникает следующая ситуация – правильно написанное слово указывается как неправильное (в режиме автоматической проверки орфографии подчёркивается красной волнистой линией). Это происходит по следующей причине – после переключения с одной раскладки на другую, например, с русской на английскую или наоборот, MS Word иногда не изменяет для следующего слова "язык для проверки орфографии". Для изменения языка выполняются следующие действия:

а) Установите курсор в пределах "неправильного слова";

б) Выберите в меню "Сервис", пункт "Выбрать язык";

в) В диалоговом окне, со списком языков, выберете нужный язык, обычно это "русский" или "английский".

г) Нажмите кнопку "Ok".