Информационные технологии в образовании. Офисные программы
Компьютерные Технологии в Обучении
  256Офисные программыMicrosoft WordСоздание оглавления документа и серийных писем в MS Word
Рекламный блок
Информационный блок

Создание оглавления документа и серийных писем в MS Word

Создание оглавления документа

Оглавление можно создать разными способами:

  • используя поля подстановки;
  • стандартными заголовками и стилями оформления.

При использовании полей подстановки для вставки в оглавление документа следует:

  1. Установить курсор ввода после вставляемого в оглавление фрагмента;
  2. Вызвать команду "Поле" меню "Вставка" для вставки поля;
  3. В поле "Категория" выбрать элемент "Оглавление" или "Указатели", в поле "Поля" элемент "Т.С.". При этом в поле "Код Поля" появятся буквы Т.С., после которых следует ввести текст элементов оглавления, заключив его в кавычки.

Для установки ключа можно использовать кнопку "Опции". Если ключ (f) не указан, то оглавление собирается по уровням режима эскиза. Содержащийся в кавычках текст будет перемещен в оглавление, в котором будет указан номер страницы, на которой расположено поле "Т.С.".

После выполнения вставки полей элементов оглавления надо указать позицию, в которой должно размещаться собираемое оглавление.

Примечание:

Чтобы не писать текст оглавления, можно использовать комбинацию клавиш:

  • "Ctrl" + "Ins" - забрать текст в карман;
  • "Shift" + "Ins" - вставить из текст кармана.

Предварительно надо выделить помещаемый в карман текст.

Создание оглавления с использованием стандартных стилей оформления сводится к сбору заголовков (абзацев), в которых назначены стили: "Заголовок 1" - "Заголовок 9". Перед составлением документа следует убедиться в том, что заголовки глав, разделов, пунктов и т.д. оформлены именно этими заголовками.

Оглавление создается с помощью команды "Оглавление" и "Указатели" меню "Вставка". В окне "Оглавление" и "Указатели" нужно выбрать раздел "Оглавление". В поле "Формат" необходимо установить способ представления оглавления, в поле "Уровни" - уровень заголовков, в поле "Заполнитель" - вид заполнения пространства между текстом оглавления и номером страницы. После нажатия клавиши "Ok" на экране появится скомпонованное оглавление.

Серийные письма

Серийные письма - это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. Для их создания в Word существует команда "Слияние" меню "Сервис", которая соединяет основной документ, содержащий неизменные данные с источником данных, содержащий переменные данные. Команда "Слияние" позволяет изготавливать адресные наклейки, конверты, каталоги. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.

Word позволяет:

  • создавать предметные указатели, ссылки;
  • делать подписи к рисункам, таблицам, формулам;
  • размещать текст в несколько колонок (газетный формат).
Рекламный блок